Thị trường F&B, đặc biệt là kinh doanh các quán cafe, trà sữa là một trong những lựa chọn hàng đầu cho người mới bắt đầu khởi nghiệp. Cơn sốt các quán đồ uống trong những năm vừa qua tại Việt Nam khiến thị trường này càng trở nên béo bở hơn.
Tuy nhiên, cũng chính vì sức hấp dẫn to lớn, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trở nên vô cùng gay gắt. Do đó, việc lên kế hoạch một cách bài bản, chi tiết giúp tạo nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài về sau.
Đầu tiên, cần xác định các yếu tố quan trọng như: Khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp. Từ đó, rút kinh nghiệm và tìm ra lối kinh doanh phù hợp cho bản thân.
Bắt đầu bằng việc quan sát, nắm bắt thị trường sẽ giúp ta chắt lọc được những thông tin hữu ích:
Để nghiên cứu về khách hàng, bạn có thể tìm hiểu, phân tích từ các câu chuyện trên internet. Sau đó phối hợp quan sát thực tế để rút ra hành vi tiêu dùng của khách hàng như:
Việc lựa chọn nhà cung cấp là vô cùng quan trọng. Bạn cần tìm được nguồn cung có nguyên liệu tốt, đáng tin cậy, phù hợp với mục đích kinh doanh. Sau đó lên danh sách các vật dụng, nguyên liệu cần thiết để tránh thiếu sót trong quá trình đặt hàng. Cuối cùng, cần đảm bảo nguyên liệu được giao đúng thời hạn.
Viết ra rõ ràng mục tiêu, mong muốn khi khởi nghiệp sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát, chính xác hơn về những gì sẽ thực hiện trong tương lai. Bạn cần đặt ra các vấn đề như: bao lâu thu hồi vốn, doanh thu mỗi tháng, kế hoạch mở rộng…
Những mục tiêu này sẽ là động lực, cũng như chỉ ra phương hướng để bạn không bị lạc lõng. Tuy nhiên, các mục tiêu cần dựa trên thực tiễn để tránh mong muốn quá xa vời, khó thực hiện.
Hiện nay có rất nhiều loại hình cafe trên thị trường, từ truyền thống, học hỏi từ nước ngoài, cho đến các mô hình độc lạ được ra đời.
Phân tích, lựa chọn được mô hình kinh doanh thích hợp sẽ giúp việc lên kế hoạch đơn giản và hiệu quả hơn.
Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công khi khởi nghiệp. Phân bổ chi tiêu hợp lý không chỉ giúp khởi đầu thuận lợi, mà còn là nền móng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của quán.
Các chi phí cần thiết khi bắt đầu mở một quán cafe gồm:
Để được cấp phép mở quán, bạn cần hoàn thành các thủ tục để đăng ký và nộp các khoản phí, bao gồm: phí thủ tục 100.000 VNĐ/lần, các loại thuế (Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân).
Ngoài ra, nếu ngại phiền phức và muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể tìm đến các dịch vụ đăng ký hộ. Mức phí cho dịch vụ này từ khoảng 2.000.000 VNĐ.
Tùy vào diện tích và vị trí của quán, tiền thuê mặt bằng sẽ thay đổi. Việc trả tiền thuê theo tháng hoặc theo năm tùy vào thỏa thuận giữa các bên. Nếu quán cần bãi giữ xe lớn thì phải thêm 1 khoản phí để thuê thêm không gian.
Chi phí này bao gồm việc định hình phong cách cho quán, sửa chữa, sơn lại tường, nền nhà và các chi tiết khác. Đối với những ai có kinh nghiệm về thiết kế sửa chữa thì có thể tính toán, ước lượng ngay số tiền để mua các dụng cụ cần thiết. Còn nếu không, bạn nên tìm một dịch vụ hoặc đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để tránh thâm hụt ngân sách.
Một mẹo để tối ưu chi phí hơn là bạn có thể thuê dịch vụ thiết kế ngoài, họ sẽ lên bản vẽ kế hoạch chi tiết. Bạn có thể dựa vào đó rồi thực hiện các bước đơn giản, hoặc thuê ngoài một số công đoạn. Việc này sẽ giúp tiết kiệm một khoản đáng kể so với thuê trọn gói.
Chi phí dùng để lắp đặt quầy, mua tủ lạnh, bàn, ghế, các dụng cụ pha chế, ly, tách…
Để vận hành quán một cách khoa học, hiệu quả và tiết kiệm nhất, các quán cafe hiện nay đều trang bị phần mềm chuyên dụng để quản lý.
Phần mềm giúp tối ưu quá trình đặt và gọi món, hệ thống thanh toán chính xác để dễ dàng kiểm soát doanh thu. Hơn nữa, phần mềm còn kiểm soát được nguồn hàng và kho hàng giúp việc vận hành quán trở nên dễ dàng hơn.
Hiện nay có rất nhiều dịch vụ cung cấp phần mềm quản lý quán cafe, chi phí khoảng từ 100.000 VNĐ/tháng hoặc có thể mua trọn gói.
Các chi phí này bao gồm các khoản phát sinh hàng tháng như:
Bên cạnh các chi phí định kỳ, bạn cần dành một khoản đề phòng các trường hợp bất ngờ xảy ra. Hãy cố gắng có một khoản dự phòng để tránh rơi vào tình trạng hoang mang, ảnh hưởng đến việc quản lý.
Đối với bất kỳ hình thức nào, bạn cần hoàn thành các loại thủ tục cần thiết trước khi mở quán cafe. Nếu bạn kinh doanh quán cafe theo quy mô vừa và nhỏ, cần đăng ký theo dạng hộ kinh doanh cá thể.
Trong trường hợp kinh doanh theo dạng nhượng quyền, bạn cần tham khảo thêm ý kiến từ luật sư để bổ sung đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
Một số giấy tờ cần chuẩn bị:
Thủ tục đăng ký:
Tùy theo hình thức quán mà bạn cần chọn địa điểm, vị trí cho quán. Ví dụ, các quán cafe sân vườn, hoặc quán cafe chụp hình cần chọn các không gian rộng lớn, thoáng đãng, tránh khói bụi và tiếng ồn.
Các quán cafe nhỏ hoặc take away không cần diện tích lớn, chỉ cần đặt ở những nơi đông người, gần trường học công sở. Còn đối với các quán cafe có đông người ngồi lại, cần cân nhắc thêm bãi giữ xe rộng.
Bạn nên cân nhắc các yếu tố sau khi lựa chọn địa điểm:
Ngoài ra, cần xem xét kỹ lưỡng hợp đồng thuê, tốt nhất nên nhờ luật sư cố vấn để tránh các trường hợp rắc rối sau này.
Thiết kế, trang trí cũng là một phần quan trọng cho sự thành công của quán. Không gian đẹp có thể lôi kéo khách hàng quay trở lại lần nữa. Đặc biệt là các quán cafe sân vườn, cafe chụp ảnh và quán có khách hàng mục tiêu là các bạn trẻ.
Bạn cần nghiên cứu thị hiếu khách hàng để đưa ra các thiết kế hợp xu hướng. Bạn có thể tận dụng tài năng cá nhân hoặc sử dụng các dịch vụ thiết kế để đơn giản hóa quy trình.
Bạn cần xem xét yếu tố như màu sắc chủ đạo của quán, từ màu sơn, nội thất, ly, chén, đến đồng phục nhân viên. Việc này tuy đơn giản nhưng làm tăng đáng kể độ chuyên nghiệp cho quán.
Ngoài ra, bạn cần lựa chọn ánh sáng, đồ nội thất, vị trí công năng của từng khu vực. Bảng hiệu, logo cũng là yếu tố quan trọng tạo nên định vị thương hiệu.
Thành phần cốt lõi của quán cafe là nằm ở thực đơn (menu). Tùy vào hình thức của quán mà ta chọn ra các món trong menu. Tuy nhiên, bạn cần phải thể hiện được tầm nhìn và chủ đề của quán ở thực đơn.
Trước hết, cần xác định phong cách của quán để đưa ra các món chính và món phụ. Nếu là một quán cafe take away, cần tập trung vào các món cafe tiện lợi. Quán cafe sân vườn, chụp hình thì quan trọng hơn về mặt thiết kế như các món đồ uống trang trí đẹp mắt.
Tiếp theo, bạn có thể lập danh sách các loại đồ uống như sau:
Ngoài ra, quán nên có cho mình 1 món đồ uống “signature”, tạo nên thương hiệu riêng cho quán. Điều này thể hiện sự độc đáo và khiến khách hàng ấn tượng hơn.
Hơn nữa, vào từng thời điểm trong năm, ví dụ như ngày lễ tình nhân, lễ Giáng sinh, bạn có thể cho ra mắt các menu đặc biệt theo phong cách của ngày lễ đó.
Bên cạnh các món đồ uống, quán cũng có thể thêm vào các món ăn vặt như các loại bánh ngọt để menu được phong phú hơn.
Tuy nhiên, cần lưu ý số lượng các món trong menu cho phù hợp. Các quán cafe take away không cần có quá nhiều món, sẽ gây hoang mang cho khách hàng, khiến thời gian gọi món kéo dài.
Ngược lại, với quán cafe uống tại quán, có thể thêm nhiều loại thức uống khác nhau mà không ảnh hưởng đến thời gian order.
Dù theo hình thức nào thì số lượng món cần hợp lý, tránh tình trạng số lượng quá nhiều làm giảm chất lượng, hoặc thiếu hụt nguyên liệu.
Về mặt hình thức, cách sắp xếp, bố trí chữ, font chữ, màu sắc, hình ảnh cần được thực hiện tỉ mỉ. Menu cần có tên món ăn, giá tiền, mô tả, có thể thêm vào các chi tiết như đề xuất, món bán chạy.
Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể tự chụp sản phẩm rồi sử dụng các phần mềm chỉnh sửa đơn giản như Canva, hoặc chuyên nghiệp hơn là Photoshop.
Để đảm bảo tính thống nhất, công thức cần được đo lường chính xác, có công thức, định lượng rõ ràng.
Nhân viên pha chế cần được huấn luyện kỹ càng. Nếu sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, bạn có thể ghi nhận vào hệ thống máy mỗi lần pha chế để dễ dàng theo dõi.
Dựa vào công thức và định lượng pha chế, bạn có thể xác định giá vốn của các loại đồ uống. Ngoài giá nguyên vật liệu, bạn cần thêm vào các chi phí như tiền mặt bằng, tiền thuê nhân viên, máy móc thiết bị… để tính được giá chính xác cho từng loại đồ uống.
Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn nên quan sát, tham khảo giá từ các đối thủ cạnh tranh, hoặc nhờ người có kinh nghiệm để không bị lỗ vốn.
Chất lượng của một quán cafe dựa vào 2 yếu tố chính là đồ uống và dịch vụ. Vì vậy, để gây thiện cảm và tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, khiến họ hài lòng, bạn cần xây dựng quy trình dịch vụ bài bản. Từ việc chào hỏi, giới thiệu món, đến việc phục vụ, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
Tùy vào mô hình, quy mô của quán, bạn có thể thuê nhân viên làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian.
Một quán cafe cơ bản sẽ cần nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, thu ngân, bảo vệ. Nếu quán có quy mô nhỏ, kinh phí thấp, 1 nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ.
Các thiết bị không thể thiếu khi mở quán cafe:
Đối với quán cafe thì đây là thiết bị không thể thiếu. Tùy vào nhu cầu và quy mô quán, bạn có thể lựa chọn giữa 2 dòng máy phổ biến trên thị trường hiện nay.
Máy pha cà phê bằng tay thích hợp với các quán nhỏ, còn với các quán lớn, lượng khách hàng đông thì nên chọn máy pha cà phê tự động. Ngoài ra, dòng máy tự động còn tích hợp các tính năng như xay hạt, nén bột cà phê để tạo nên cà phê espresso.
Bạn có thể tham khảo các loại máy pha cà phê sau đây:
Sử dụng máy xay hạt sẽ cho ra những ly cafe thơm ngon và đậm đà hơn so với việc sử dụng cafe xay sẵn. Hơn nữa, nhu cầu của khách hàng ngày càng cao, các loại cafe khác nhau cần có cách chế biến, pha chế đặc biệt. Vì vậy, một chiếc máy xay cà phê là thiết bị không thể thiếu. Các loại máy xay cà phê phổ biến trên thị trường:
Để trang trí các món latte hay cappuccino, bạn cần sử dụng máy đánh sữa để tạo lớp bọt phía trên. Bạn có thể tham khảo các máy đánh tạo bọt sau:
Để chế biến các món sinh tố, bạn cần có một chiếc máy xay mạnh mẽ, công suất lớn vì phải hoạt động liên tục. Bạn có thể tham khảo các mẫu máy xay sau:
Bình lắc pha chế hay bình shaker là vật dụng không thể thiếu khi tạo nên các món đồ uống. Công dụng chính của bình là trộn các nguyên liệu của món nước với nhau để tạo nên hương vị tuyệt vời.
Bình lắc thường được làm bằng inox hoặc nhựa, nhưng chủ yếu bằng inox do có độ bền và chất lượng cao hơn. Các mẫu bình lắc phổ biến hiện nay:
Đối với các món cà phê đá xay hay trà sữa, cần trang trí phía trên bằng kem tươi để thêm phần bắt mắt. Vì vậy, các quán cafe cũng cần trang bị cho mình dụng cụ là bình xịt kem này. Các loại bình xịt kem trên thị trường bạn có thể tham khảo:
Tùy vào phong cách của quán, bạn có thể tự do lựa chọn các kiểu ly khác nhau. Đối với từng loại đồ uống sẽ có các loại ly riêng ví dụ như: cà phê đen, sinh tố, espresso… Các lựa chọn mà bạn có thể tham khảo:
Dựa vào menu của quán, bạn có thể lên danh sách các nguyên liệu cần mua trước khi tìm nhà cung cấp. ĐVP Market giới thiệu bạn các nguyên liệu cần thiết cho các món cơ bản của một quán cafe:
Tùy vào mục đích sử dụng bạn có thể chọn cà phê xay sẵn hoặc cà phê nguyên hạt.
Các loại cà phê xay sẵn bạn có thể tham khảo:
Có rất nhiều loại trà trên thị trường hiện nay như: trà đen, trà xanh, trà olong… Tùy vào món của thực đơn mà bạn có thể lựa chọn từng loại trà dựa trên đặc điểm của nó.
Trà xanh thường có màu xanh hoặc vàng, có mùi cháy hoặc mùi lúa non, vị chát. Trà olong có vị chát rất nhẹ, giàu hương vị của hoa hoặc trái cây, thích hợp nhất cho người mới uống trà. Còn trà đen thường có màu nâu sáng tới đỏ đậm, có hương vị mạnh nhất, một số loại rất chát.
Ngoài ra, còn có bột trà matcha của Nhật Bản hoặc Đài Loan thích hợp cho các món trà sữa hoặc đá xay.
Các thương hiệu trà phổ biến trên thị trường hiện nay:
Để kết hợp với các loại cà phê hoặc trà, bạn có thể sử dụng các loại sữa khác nhau như: sữa tươi, sữa đặc, bột sữa, kem tươi (whipping cream)...
Ngoài ra, còn có các loại nguyên liệu khác để làm nên các món trong thực đơn như: syrup, trái cây, thạch, và các loại topping. Bạn có thể tham khảo các nguyên liệu ĐVP Market liệt kê dưới đây:
Bạn cần tạo logo, màu sắc, menu, fanpage một cách thống nhất. Sau đó xây dựng kế hoạch truyền thông bài bản. Bạn có thể sử dụng các công cụ truyền thông như mạng xã hội như: Facebook, Instagram, hoặc các app giao hàng như Grab Food, Baemin, Foody, áp dụng các chương trình ưu đãi, khuyến mãi.
Đối với các quán cafe hiện đại, hướng đến giới trẻ thì cách thức tiếp thị trực tuyến này sẽ mang lại hiệu quả hơn hết.
Nếu bạn dự định dành chi phí lớn cho việc marketing, bạn có thể thuê các đơn vị quảng cáo chuyên nghiệp để tiến hành các chiến dịch truyền thông, quảng cáo lớn.
Nếu không, bạn có thể sử dụng các hình thức đơn giản hơn như phát tờ rơi, voucher, tặng quà khi check-in…
Việc khai trương quán cũng như một hình thức marketing. Buổi khai trương với các quà tặng hấp dẫn sẽ thu hút và tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng. Bạn có thể đưa ra các chương trình như khuyến mãi, minigame, give away để hấp dẫn khách hàng.
Để chuẩn bị cho lễ khai trương, bạn cần tính toán cẩn thận và lên kế hoạch tỉ mỉ như: thời gian khai trương, số lượng khách/đơn đặt hàng, ngân sách cho việc khai trương.
Bên cạnh thực đơn, nhân viên chính là bộ mặt của quán. Họ giao tiếp với khách hàng từ lúc bước vào cho đến khi khách ra về.
Các vấn đề về nhân viên bạn có thể gặp như: nhân viên nghỉ việc, nhân viên không nhiệt tình… Để khắc phục các vấn đề, bạn nên:
Để quán hoạt động một cách trơn tru, bạn cần thiết kế một quy trình nghiệp vụ đầy đủ, nhưng phải rõ ràng và đơn giản để nhân viên có thể ghi nhớ và làm tốt.
Gợi ý về một quy trình đơn giản:
Nhân viên ghi món mà khách order vào giấy hoặc phần mềm.
Nhân viên pha chế thực hiện yêu cầu.
Nhân viên cần kiểm tra xem các món đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Nhân viên kiểm tra lại và in phiếu tính tiền. Sau đó thu tiền và trả tiền thối cho khách.
Ngoài các bước trên, bạn cũng phải dự trù trước các trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra. Ví dụ:
Sau khi lựa chọn các nguồn cung uy tín, bạn cần lưu ý các vấn đề như chính sách, giá cả, giấy tờ chứng từ đầy đủ để thuận tiện cho việc kiểm soát.
Bạn cần có kho hàng để lưu trữ, bảo quản hàng hóa được tốt nhất. Đầu tiên, bạn phải thống kê số lượng hàng hóa và nhập vào phần mềm quản lý. Bạn cần liệt kê đầy đủ tên, giá cả, các khoản thu chi rõ ràng.
Sau đó, bạn cần tiến hành kiểm kê định kỳ, ít nhất 1 lần/tuần theo mẫu kiểm kê. Khi kiểm kê, bạn cần đối chiếu với tình hình thực tế tại kho.
Để quản lý tốt một quán cafe, bạn nên nắm rõ các bản báo cáo sau:
Việc nắm rõ các thông tin trên giúp bạn có cái nhìn tổng thể, từ đó đưa ra các phương án phù hợp để phát triển quán trong tương lai.
Lời kết
Như vậy, ĐVP Market đã nêu các bước cần thiết cho việc thành lập và vận hành của một quán cafe. Bạn cần tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn nữa để có một khởi đầu thật vững chắc trên con đường kinh doanh sắp tới. Mong rằng các gợi ý ở trên sẽ giúp ích cho bạn. Ngoài ra, các dụng cụ, thiết bị và nguyên vật liệu cần thiết cho quán cafe của bạn có thể được mua tại ĐVP Market.
ID CODE: 0987654321
