Tương tự như các quán cafe, kinh doanh quán trà sữa vô cùng tiềm năng cho những người mới khởi nghiệp. Các bước đầu tiên rất quan trọng quyết định sự thành công về sau của quán.
Do đó, bạn cần tìm hiểu, nghiên cứu thật kỹ để có cho mình một khởi đầu vững chắc. Nếu bạn còn đang băn khoăn phải bắt đầu từ đâu, thì hãy cùng ĐVP Market điểm qua các bước sau nhé.
Trước hết, cần xác định các yếu tố quan trọng như:
Từ đó, rút kinh nghiệm và tìm ra lối kinh doanh phù hợp cho bản thân. Bắt đầu bằng việc quan sát, nắm bắt thị trường sẽ giúp ta chắt lọc được những thông tin hữu ích:
Để nghiên cứu về khách hàng, bạn có thể phân tích, tìm hiểu trên internet, từ những người đã có kinh nghiệm. Sau đó, phối hợp với quan sát thực tế để rút ra hành vi tiêu dùng của khách hàng như:
Tiếp theo, việc lựa chọn nhà cung cấp là vô cùng quan trọng. Bạn cần tìm được nguồn cung có nguyên liệu chất lượng, đáng tin cậy, phù hợp với mục đích kinh doanh.
Sau đó lên danh sách các vật dụng, nguyên liệu cần thiết để tránh thiếu sót trong quá trình đặt hàng. Cuối cùng, cần đảm bảo nguyên liệu được giao đúng thời hạn.
Việc đầu tiên bạn cần làm là viết ra rõ ràng mục tiêu, mong muốn khi khởi nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát, chính xác hơn về những gì bạn sẽ thực hiện trong tương lai. Bạn cần đặt ra các vấn đề như:
Những mục tiêu này sẽ là động lực, cũng như chỉ ra phương hướng để bạn không bị lạc lõng. Tuy nhiên, các mục tiêu cần dựa trên thực tiễn để tránh mong muốn quá xa vời, khó thực hiện.
Hiện nay có những loại hình quán trà sữa phổ biến là
Kinh doanh theo hình thức này giúp bạn không bị phụ thuộc và có thể chủ động hơn trong trong khoản tiết kiệm và đầu tư. Tuy nhiên, sẽ khá khó khăn ở các bước đầu khi bạn phải tự xây dựng định vị thương hiệu cho quán.
Bạn cần căn cứ vào đặc điểm của khách hàng mục tiêu để xây dựng bộ thương hiệu phù hợp.
Tương tự như các quán cafe take-away khác, mô hình này tương đối dễ bắt đầu. Bạn không cần tốn quá nhiều cho chi phí mặt bằng hay nhân viên.
Tuy nhiên, cũng chính yếu tố này tạo nên sự cạnh tranh gay gắt khi có quá nhiều mô hình tương tự trên thị trường.
Rất nhiều thương hiệu trà sữa nổi tiếng ở Việt Nam hoạt động theo hình thức nhượng quyền như: The Alley, Gongcha, Dingtea...
Ưu điểm của mô hình này là bạn không phải lo về việc xây dựng thương hiệu, khi mà các quán đã có danh tiếng sẵn. Hơn nữa, bạn sẽ được hướng dẫn quy trình kinh doanh bài bản như: công thức pha chế, kinh nghiệm quản lý, nguồn cung cấp nguyên liệu...
Chính vì vậy, vốn kinh doanh của hình thức này khá cao, tùy theo mỗi hãng và vị trí mà bạn kinh doanh.
Phân tích, lựa chọn được mô hình kinh doanh thích hợp sẽ giúp việc lên kế hoạch đơn giản và hiệu quả hơn.
Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công khi khởi nghiệp. Phân bổ chi tiêu hợp lý không chỉ giúp khởi đầu thuận lợi, mà còn là nền móng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của quán.
Các chi phí cần thiết khi bắt đầu mở một quán trà sữa gồm:
Để được cấp phép mở quán, bạn cần hoàn thành các thủ tục để đăng ký và nộp các khoản phí, bao gồm: phí thủ tục 100.000 VNĐ/lần, các loại thuế (Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân).
Ngoài ra, nếu ngại phiền phức và muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể tìm đến các dịch vụ đăng ký hộ. Mức phí cho dịch vụ này từ khoảng 2.000.000 VNĐ.
Tiền thuê mặt bằng sẽ khác nhau tùy vào diện tích và vị trí của quán. Bạn cần trả tiền cọc và sau đó trả tiền thuê theo tháng hoặc theo năm tùy vào thỏa thuận giữa các bên. Nếu quán có lưu lượng khác ngồi lại lớn thì phải thêm 1 khoản phí cho bãi giữ xe.
Chi phí bao gồm việc định hình phong cách cho quán, sửa chữa, sơn lại tường, nền nhà và các chi tiết khác.
Nếu bạn đã có kinh nghiệm về thiết kế sửa chữa thì có thể tính toán, ước lượng ngay số tiền để mua các dụng cụ cần thiết.
Nếu không, bạn nên tìm một dịch vụ hoặc đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để tránh chi tiêu không cần thiết.
Để tối ưu chi phí hơn, bạn có thể sử dụng dịch vụ thiết kế, họ sẽ lên bản vẽ kế hoạch chi tiết. Bạn có thể dựa vào bản thiết kế rồi thực hiện các bước đơn giản như sơn tường, hoặc có thể thuê ngoài ở một số công đoạn. Việc này sẽ giúp tiết kiệm một khoản đáng kể so với thuê trọn gói.
Chi phí dùng để lắp đặt quầy, mua tủ lạnh, bàn, ghế, các dụng cụ pha chế, ly, tách…
Các quán trà sữa hiện nay đều trang bị phần mềm chuyên dụng để quản lý để vận hành quán một cách khoa học, hiệu quả và tiết kiệm nhất.
Phần mềm giúp quá trình đặt và gọi món tối ưu hơn. Hệ thống thanh toán chính xác để dễ dàng kiểm soát doanh thu. Hơn nữa, phần mềm còn kiểm soát được nguồn hàng và kho hàng giúp việc vận hành quán trở nên dễ dàng.
Hiện nay có rất nhiều dịch vụ cung cấp phần mềm quản lý quán trà sữa, chi phí khoảng từ 100.000 VNĐ/tháng hoặc bạn có thể mua trọn gói.
Các chi phí này bao gồm các khoản phát sinh hàng tháng như:
Bên cạnh các chi phí định kỳ, bạn cần dành một khoản đề phòng cho các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Hãy cố gắng có một khoản dự phòng để tránh rơi vào tình trạng hoang mang, ảnh hưởng đến việc quản lý quán.
Đối với bất kỳ hình thức nào, bạn cũng cần hoàn tất các loại thủ tục cần thiết trước khi bắt đầu mở quán. Nếu bạn kinh doanh quán trà sữa theo quy mô vừa và nhỏ, cần đăng ký theo dạng hộ kinh doanh cá thể.
Trong trường hợp kinh doanh theo dạng nhượng quyền, bạn cần tham khảo thêm ý kiến từ luật sư để bổ sung đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
Các loại giấy tờ cần chuẩn bị:
Thủ tục đăng ký:
Dựa vào mô hình kinh doanh mà bạn lựa chọn địa điểm thích hợp để mở quán. Các quán trà sữa thường nằm gần các trường học, khu công sở, hoặc các địa điểm ăn uống vui chơi.
Bạn nên cân nhắc chọn các vị trí dễ nhìn, thuận tiện cho việc đi lại. Đối với các quán có đông người ngồi lại, cần thuê thêm bãi giữ xe rộng rãi.
Bạn xem xét các yếu tố sau khi lựa chọn địa điểm:
Ngoài ra, cần xem xét kỹ lưỡng hợp đồng thuê, tốt nhất nên nhờ luật sư cố vấn để tránh các trường hợp rắc rối sau này.
Không gian, cách bài trí, thiết kế của quán cũng là một phần quan trọng để giữ chân khách quay lại. Đặc biệt là cơn sốt chụp ảnh view đẹp của các bạn trẻ trên mạng xã hội đã tạo nên danh tiếng cho quán.
Bạn nên tìm hiểu các xu hướng mới để đưa ra phong cách thiết kế cho quán. Hoặc thuê dịch vụ thiết kế bên ngoài để tạo nên nét đặc trưng của quán.
Bạn cần xem xét yếu tố như màu sắc chủ đạo, từ màu sơn, nội thất, ly, chén, đến đồng phục nhân viên. Việc này tuy đơn giản nhưng làm tăng đáng kể độ chuyên nghiệp cho quán. Ngoài ra, bạn nên tham khảo cách đặt ánh sáng, vị trí công năng của từng khu vực. Bảng hiệu, logo cũng là yếu tố quan trọng tạo nên định vị thương hiệu.
Thành phần cốt lõi của quán trà sữa là nằm ở thực đơn (menu). Tuy quán trà sữa nào cũng có các món tương tự nhau, nhưng bạn có thể thêm vào một số yếu tố đặc biệt là có thể nổi bật hơn so với đối thủ.
Bạn có thể lập danh sách các loại đồ uống theo chủ đề như sau:
Một mẹo nhỏ khi kinh doanh trà sữa, đó là một ly nước sẽ không mang lại nhiều tiền lãi. Bạn nên thêm vào nhiều loại topping, không chỉ làm đồ uống trở nên phong phú mà còn tăng lợi nhuận. Giá thành làm ra topping thường khá thấp nhưng có thể bán ra với mức giá cao hơn.
Ngoài ra, quán nên có cho mình 1 món đồ uống “signature”, tạo nên thương hiệu riêng cho quán. Điều này thể hiện sự độc đáo và khiến khách hàng ấn tượng hơn.
Hơn nữa, vào từng thời điểm trong năm, ví dụ như ngày lễ tình nhân, lễ Giáng sinh, bạn có thể cho ra mắt các menu đặc biệt theo phong cách của ngày lễ đó.
Bên cạnh các món nước, quán cũng có thể bổ sung các món ăn vặt như bánh ngọt để menu được phong phú hơn.
Tuy nhiên, cần lưu ý điều chỉnh số lượng các món trong menu cho phù hợp. Các quán trà sữa take away không nên có quá nhiều món, sẽ gây hoang mang cho khách hàng, khiến thời gian gọi món kéo dài. Ngược lại, với quán truyền thống, có thể thêm nhiều loại thức uống khác nhau mà không ảnh hưởng đến thời gian order.
Dù theo hình thức nào thì số lượng món cần hợp lý, tránh tình trạng số lượng quá nhiều làm giảm chất lượng, hoặc thiếu hụt nguyên liệu.
Về mặt hình thức, cách sắp xếp, bố trí chữ, font chữ, màu sắc, hình ảnh cần được thực hiện tỉ mỉ. Menu cần có tên món, giá tiền, mô tả, có thể thêm vào các chi tiết như đề xuất, món bán chạy.
Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể tự chụp sản phẩm rồi sử dụng các phần mềm chỉnh sửa đơn giản như Canva, hoặc chuyên nghiệp hơn là Photoshop.
Có nhiều dạng menu phổ biến như:
Để đảm bảo tính thống nhất, công thức pha chế cần được đo lường chính xác, có định lượng rõ ràng. Nhân viên pha chế cần được huấn luyện kỹ càng.
Nếu sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa, bạn có thể ghi nhận vào hệ thống máy mỗi lần pha chế để dễ dàng theo dõi.
Dựa vào công thức và định lượng pha chế, bạn có thể xác định giá vốn của các loại đồ uống. Để tính được giá chính xác cho từng loại đồ uống, ngoài giá nguyên vật liệu, bạn cần thêm vào các chi phí như tiền mặt bằng, tiền thuê nhân viên, máy móc thiết bị…
Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn nên quan sát, tham khảo giá từ các đối thủ cạnh tranh, hoặc nhờ người có kinh nghiệm để tránh sai sót dẫn đến lỗ vốn.
Bên cạnh đồ uống, chất lượng của một quán trà sữa còn dựa vào yếu tố quan trọng là dịch vụ. Vì vậy, để gây thiện cảm và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, bạn cần tạo một quy trình dịch vụ bài bản. Từ việc chào hỏi, giới thiệu món, đến việc phục vụ, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
Tùy vào mô hình, quy mô của quán, bạn có thể thuê nhân viên làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian.
Một quán trà sữa cơ bản sẽ cần nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, thu ngân, bảo vệ. Nếu quán có quy mô nhỏ, kinh phí thấp, 1 nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ.
Các dụng cụ, thiết bị cũng là một khoản đầu tư cần chú ý khi kinh doanh quán trà sữa. Nếu bạn đang phân vân chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy xem những gợi ý sau nhé:
Máy pha trà là một trong những thiết bị nên có đối với các quán trà sữa. So với việc nấu bằng nồi truyền thống, việc pha trà bằng máy tự động sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Máy có các tính năng như ước lượng nước, thành phần, thời gian theo công thức cài đặt sẵn. Chính vì vậy, trà được pha sẽ có hương vị và chất lượng giống nhau.
Mẫu máy pha trà hiện đại nhất trên thị trường:
Đối với các quán trà sữa vừa và nhỏ, giá thành cho một chiếc máy pha trà có lẽ sẽ hơi cao. Vì thế, bạn có thể sử dụng máy đun nước thay vì sử dụng máy pha trà.
Chi phí cho một chiếc máy đun nước sẽ dễ chịu hơn nhiều, quá trình pha trà cũng sẽ tiện lợi hơn so với nấu bằng nồi. Có rất nhiều mẫu mã máy đun nước công nghiệp trên thị trường:
Bình ủ trà là thiết bị không thể thiếu khi lượng đơn hàng được bán ra liên tục, nhân viên không thể nào vừa nấu vừa bán. Bình sẽ giữ được hương vị và chất lượng của trà trong 3 – 4 tiếng.
Mỗi quán cần trang bị ít nhất từ 3 bình tùy theo quy mô của quán. Hiện nay, giá thành cho 1 bình ủ trà tương đối hợp lý, dao động từ vài trăm đến 1 triệu VNĐ.
Các mẫu bình ủ trà phổ biến hiện nay:
Mỗi quán trà sữa sẽ có các đặc trưng riêng, bên cạnh hương vị khác nhau của từng loại trà, độ ngọt cũng quyết định nét độc đáo cho trà sữa. Vì thế, để hương vị trà pha ra mỗi lần đều giống nhau.
Bạn có thể đầu tư một chiếc máy đo lường lượng đường một cách chính xác. Chỉ cần bỏ ra một số tiền ban đầu, bạn có thể cảm nhận được sự tiện lợi và tránh được các rủi ro khi pha chế. Các mẫu máy định lượng đường trên thị trường:
Trân châu là loại topping không thể thiếu với các món trà sữa. Công đoạn nấu trân châu cũng khá phức tạp vì nếu nấu chưa tới, trân châu sẽ bị cứng, còn nếu nấu lâu quá, trân châu sẽ không còn độ dai.
Ngoài ra, bạn nên sắm một chiếc nồi ủ trân châu để có thể giữ chất lượng trân châu mà không phải nấu nhiều lần.
Dù là quán ngồi tại chỗ hay take away, đa phần các quán trà sữa hiện nay đều sử dụng ly nhựa có nắp hoặc seal miệng ly. Do đó, máy dập nắp ly là thiết bị không thể thiếu. Sử dụng máy dập cũng sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí đóng gói. Bạn có thể tham khảo các loại máy dập sau đây:
Quán trà sữa nói riêng và các quán đồ uống nói chung, thì máy làm đá là vật dụng không thể thiếu. Thay vì mua đá ở ngoài không đảm bảo về mặt vệ sinh, hoặc tăng thêm khối lượng cho khâu nhập nguyên liệu, bạn hoàn toàn có thể tự làm đá tại quán.
Chi phí cho một chiếc máy làm đá khá cao, nên bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng. Nếu xác định công việc kinh doanh có thể phát triển lâu dài thì có thể đầu tư một chiếc máy làm đá.
Các mẫu máy làm đá bạn có thể tham khảo:
Để chế biến các món sinh tố, bạn cần có một chiếc máy xay mạnh mẽ, công suất lớn vì phải hoạt động liên tục. Bạn có thể tham khảo các mẫu máy xay sau:
Bình lắc pha chế hay bình shaker là vật dụng không thể thiếu khi tạo nên các món đồ uống. Công dụng chính của bình là trộn các nguyên liệu của món nước với nhau để tạo nên hương vị tuyệt vời.
Bình thường được làm bằng inox hoặc nhựa, nhưng chủ yếu bằng inox do có độ bền và chất lượng cao hơn. Các mẫu bình lắc phổ biến hiện nay:
Đối với các món đá xay, cần trang trí phía trên bằng kem tươi để thêm phần bắt mắt. Vì vậy, các quán trà cũng cần trang bị cho mình dụng cụ là bình xịt kem này.
Các loại bình xịt kem trên thị trường bạn có thể tham khảo:
Các quán trà sữa hiện nay thường sử dụng ly nhựa hoặc ly giấy dùng một lần vì sự tiện dụng. Ngoài ra, nếu quán trà sữa của bạn theo đuổi phong cách độc đáo, bạn có thể dùng những ly thủy tinh có thiết kế lạ mắt như ly bóng đèn, ly họa tiết. Còn những ly nhựa, ly giấy cần in tên hoặc logo quán của quán.
Các loại ly phổ biến trên thị trường hiện nay:
Bạn nên chuẩn bị các loại ống hút có nhiều kích cỡ khác nhau, tùy vào nhu của khách hàng. Ngoài ống hút nhựa, hiện nay, nhiều cửa hàng phục vụ ống hút inox cho khách hàng uống tại chỗ và ống hút có thể phân hủy thân thiện với môi trường cho khách mua mang đi.
Bạn có thể tham khảo các loại ống hút sau:
Dựa vào menu của quán, bạn có thể lên danh sách các nguyên liệu cần mua trước khi tìm nhà cung cấp. ĐVP Market giới thiệu bạn các nguyên liệu cần thiết cho các món cơ bản của một quán trà sữa:
Có 3 loại trà chính dùng để pha trà sữa là: Trà đen (hồng trà), trà xanh (lục trà) và trà olong. Tùy vào món của thực đơn mà bạn có thể lựa chọn loại trà thích hợp.
Trà xanh thường có màu xanh hoặc vàng, có mùi cháy hoặc mùi lúa non, vị chát. Trà olong có vị chát rất nhẹ, giàu hương vị của hoa hoặc trái cây, thích hợp nhất cho người mới uống trà. Còn trà đen thường có màu nâu sáng tới đỏ đậm, có hương vị mạnh nhất, một số loại rất chát.
Ngoài ra, còn có bột trà matcha của Nhật Bản hoặc Đài Loan thích hợp cho các món trà sữa hoặc đá xay.
Các thương hiệu trà phổ biến trên thị trường hiện nay:
Nguyên liệu không thể thiếu để làm nên một ly trà sữa thơm ngon. So với sử dụng sữa tươi, bột sữa sẽ mang lại vị béo ngậy thơm nhưng không làm át đi hương vị của trà.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại bột sữa, bạn có thể tham khảo những gợi ý sau:
Bên cạnh các hương vị truyền thống, nhu cầu của khách hàng rất đa dạng. Bạn có thể sáng tạo nên nhiều loại hương vị độc đáo bằng việc thêm các loại syrup. Có rất nhiều loại syrup đa dạng trên thị trường hiện nay:
Bạn có thể làm topping ngay tại quán hoặc mua các loại topping làm sẵn để tiết kiệm thời gian và chi phí nhân công. Những loại topping bán sẵn hiện nay cũng rất đa dạng và chất lượng.
Bạn cần tạo bộ logo, menu, fanpage một cách thống nhất về màu sắc, phong cách. Sau đó xây dựng kế hoạch truyền thông một cách bài bản.
Bạn có thể sử dụng các công cụ truyền thông như mạng xã hội như: Facebook, Instagram. Các app giao hàng như Grab Food, Baemin, Foody cũng có áp dụng các chương trình ưu đãi, khuyến mãi để thu hút khách hàng mới.
Đối với các quán trà sữa hiện đại, hướng đến giới trẻ thì cách thức tiếp thị trực tuyến này sẽ mang lại hiệu quả hơn hết.
Nếu bạn dự định dành chi phí lớn cho việc marketing, bạn có thể thuê các đơn vị quảng cáo chuyên nghiệp để tiến hành các chiến dịch truyền thông, quảng cáo lớn.
Nếu không, bạn có thể sử dụng các hình thức đơn giản hơn như phát tờ rơi, voucher, tặng quà khi check-in…
Việc khai trương quán cũng như một hình thức marketing. Buổi khai trương với các quà tặng hấp dẫn sẽ thu hút và tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng. Bạn có thể đưa ra các chương trình như khuyến mãi, minigame, give away để hấp dẫn khách hàng.
Để chuẩn bị cho lễ khai trương, bạn cần tính toán cẩn thận và lên kế hoạch tỉ mỉ như: thời gian khai trương, số lượng khách/đơn đặt hàng, ngân sách cho việc khai trương.
Nhân viên chính là bộ mặt của quán bên cạnh các món đồ uống. Họ giao tiếp với khách hàng từ lúc bước vào cho đến khi khách ra về.
Các vấn đề về nhân viên bạn có thể gặp như: nhân viên nghỉ việc, nhân viên không nhiệt tình… Để khắc phục các vấn đề, bạn nên:
Để quán hoạt động một cách trơn tru, bạn cần thiết kế một quy trình nghiệp vụ đầy đủ, nhưng phải rõ ràng và đơn giản để nhân viên có thể ghi nhớ và làm tốt.
Gợi ý về một quy trình đơn giản:
Nhân viên ghi món mà khách order vào giấy hoặc phần mềm.
Nhân viên pha chế thực hiện yêu cầu.
Nhân viên cần kiểm tra xem các món đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Nhân viên kiểm tra lại và in phiếu tính tiền. Sau đó thu tiền và trả tiền thối cho khách.
Ngoài các bước trên, bạn cũng phải dự trù trước các trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra. Ví dụ:
Sau khi lựa chọn các nguồn cung uy tín, bạn cần lưu ý các vấn đề như chính sách, giá cả, giấy tờ chứng từ đầy đủ để thuận tiện cho việc kiểm soát.
Bạn cần có kho hàng để lưu trữ, bảo quản hàng hóa được tốt nhất. Đầu tiên, bạn phải thống kê số lượng hàng hóa và nhập vào phần mềm quản lý. Bạn cần liệt kê đầy đủ tên, giá cả, các khoản thu chi rõ ràng.
Sau đó, bạn cần tiến hành kiểm kê định kỳ, ít nhất 1 lần/tuần theo mẫu kiểm kê. Khi kiểm kê, bạn cần đối chiếu với tình hình thực tế tại kho.
Để quản lý tốt một quán trà sữa, bạn nên nắm rõ các bản báo cáo sau:
Việc nắm rõ các thông tin trên giúp bạn có cái nhìn tổng thể, từ đó đưa ra các phương án phù hợp để phát triển quán trong tương lai.
Lời kết
Như vậy, ĐVP Market đã nêu các bước cần thiết cho việc thành lập và vận hành của một quán trà sữa. Bạn cần tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn nữa để có một khởi đầu thật vững chắc trên con đường kinh doanh sắp tới. Mong rằng các gợi ý ở trên sẽ giúp ích cho bạn. Ngoài ra, các dụng cụ, thiết bị và nguyên vật liệu cần thiết cho quán trà sữa của bạn có thể được mua tại ĐVP Market.
ID CODE: 0987654321
.jpg)
