Khởi nghiệp bằng con đường kinh doanh quán cafe vừa và nhỏ là xu hướng thu hút khá nhiều bạn trẻ trong vài năm trở lại đây. Thực tế mà nói, loại hình kinh doanh này không quá phức tạp, dễ thu lợi nhưng thị trường lại có nhiều cạnh tranh, dễ biến đổi và gặp rủi ro. Nếu như bạn không có chiến lược cụ thể cũng như chưa biết cách quản lý quán cafe sao cho hiệu quả thì thật khó để đứng vững trong “cuộc chiến” này.
Đây không đơn thuần là lời cảnh báo mà đã biến thành sự thật khi có đến 3/4 quán cafe mở ra gặp vấn đề khó khăn trong những năm đầu tiên. Đa phần đều tập trung ở những nguyên nhân chính như thiếu định hướng, thiếu tài chính, thiếu nhân lực và không thu hút khách hàng,... Vậy làm sao để kinh doanh và phát triển thuận lợi nhất? Nếu đang thắc mắc về vấn đề này, những cách quản lý quán cafe mà chúng tôi chia sẻ sau đây ít nhiều sẽ giúp ích cho bạn đấy.
Có thể nói, vấn đề quản lý nguyên vật liệu cho quán cafe luôn là vấn đề đau đầu nhất với người làm chủ. Do đặc thù tính chất công việc pha chế, một số nguyên liệu, trái cây tươi luôn phải cập nhật làm mới mỗi ngày nên không thể cố định số lượng cụ thể. Ngoài ra, ở quá trình làm đồ uống, việc sử dụng nguyên liệu thừa thiếu như thế nào đều tùy thuộc vào nhân viên nên khó biết chính xác. Chỉ cần một chút lơ là trong khâu quản lý nguyên vật liệu thì việc thất thoát cho chi tiêu là điều khó tránh khỏi.
Biết cách bố trí, sắp xếp nguyên liệu để dễ quản lý (Ảnh: Internet)
Cách quản lý nhà hàng cà phê duy nhất bạn nên áp dụng là yêu cầu nhân viên báo cáo chi tiết số lượng và giá thành nguyên liệu mỗi ngày. Từ đó tính toán, dự trù khả năng làm được bao nhiêu đồ uống, số lượng thừa thiếu mỗi ngày. Quá trình này phải liên tục lặp lại để có bảng chi tiêu rõ ràng, tránh trường hợp phát sinh những khoản quá lớn mà không biết nguyên do. Tuy nhiên, đây là vấn đề tương đối nhạy cảm nên người làm chủ phải thật sự tinh tế để có cách xử lý phù hợp.
Yếu tố con người luôn luôn đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nhịp độ và sự phát triển của bất kì mô hình kinh doanh nào đi chăng nữa. Đặc biệt, nhân viên quán cafe là những người tiếp xúc hàng ngày khách hàng thông qua cách phục vụ, thái độ và khả năng làm việc,... nên càng được chú trọng. Đặc điểm chung của nhân viên quán cafe là họ thường chỉ xem đây là công việc tạm thời nên sẽ không thật sự tận tâm, không thực hiện đầy đủ quy định mà quán đề ra. Chính vì vậy, trong cách quản lý nhân viên nhà hàng, bạn phải có biện pháp thích hợp, không quá mềm mỏng nhưng cũng không quá cứng rắn để tạo điều kiện cho nhân viên gắn bó và làm việc nhiệt tình. Nên phân chia công việc và trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân ở công việc mà họ đảm nhiệm. Đặc biệt, những nhân viên làm ở khâu phục vụ, tiếp tân, ghi oder cần khuyến khích thái độ vui vẻ, thân thiện và lịch sự. Đối với nhân viên pha chế nên có những bài test định kì và khuyến khích sự sáng tạo trong chế biến đồ uống. Quan trọng nhất vẫn là tạo ra không khí đoàn kết, vui vẻ và công bằng giữa các bộ phận để cải thiện môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Khuyến khích đào tạo nâng cao tay nghề nhân viên (Ảnh: Internet)
Doanh thu của quán sẽ quyết định đến hiệu quả công việc và tiến trình phát triển của quán cafe trong tương lai. Do đó, ở cách quản lý cán cafe, bạn phải biết quản lý doanh thu, cân bằng tài chính ổn định. Ở mô hình kinh doanh quán cafe rất dễ gặp trường hợp nhân viên làm việc không trung thực, làm thất thoát chi tiêu, không thu tiền hoặc không đưa lại tiền cho khách,... Để hạn chế điều này, mỗi quán cafe nên có một kế toán để ghi chép, tiếp nhận và trực tiếp thanh toán với khách hàng. Đồng thời nên lắp đặt hệ thống an ninh, bảo vệ tại các vị trí làm việc, trang bị phần mềm quản lý nhà hàng để theo dõi quá trình thực hiện, tránh sai sót có thể xảy ra.
Xu hướng thưởng thức đồ uống luôn luôn vận động và thay đổi mỗi ngày. Là một người làm chủ, bạn luôn phải ý thức và quan tâm đến việc tìm hiểu, cập nhật đồ uống mới lạ, độc đáo phù hợp trào lưu. Hãy tạo ra những buổi thực hành cho chính nhân viên của quán để điều chỉnh cách thực hiện và sáng tạo các hương vị cho phù hợp. Đây sẽ là yếu tố gây bất ngờ cho khách hàng, đồng thời tạo nên dấu ấn riêng cho quán cafe của bạn.
Đổi mới cách trình bày và đồ uống trong menu (Ảnh: Internet)
Không những quan tâm đến nhu cầu, cách quản lý quán cafe tốt nhất còn nằm ở việc quan tâm, chia sẻ và lắng nghe ý kiến từ khách hàng. Đây sẽ là những thông tin thiết thực và quý báu để bạn cải thiện chất lượng và đến gần hơn với thị hiếu người dùng.
Tóm lại, mỗi người sẽ có mỗi cách quản lý quán cafe khác nhau nhưng luôn phải đảm bảo 4 yếu tố cần thiết ở trên. Ngoài ra, bạn nên trang bị thêm những kiến thức mới về ngành, có chiến lược và định hướng phát triển rõ ràng, có tư duy kinh doanh hợp lý,... Hội tụ đầy đủ những điều này, việc phát triển quán cafe trong tương lai gần là điều không quá khó với những người bắt đầu khởi nghiệp.
